Главная » Советы » Как автоматизировать документооборот

Как автоматизировать документооборот

09.09.2015

Любая уважающая себя фирма или предприятие работает на автоматизированной системе документооборота. Это позволяет более комфортно оперировать документами, а также быстро находить всю необходимую информацию. С этими и многими другими задачами отлично справляется СЭД Евфрат, включающий себя немало функциональных возможностей.

Что должна уметь качественная система документооборота?

Качественная система должна полноценно и комплексно охватывать задачи, которые выполняются в компании, и связаны с официальными документами. Кроме того, она должна охватывать и другие бизнес-процессы в учреждении, чтобы, таким образом, облегчить процессы принятия решений, увеличить скорость овладения текущей информацией и прочее. Если в системе имеется гибкий инструментарий настроек, то ее можно быстро внедрить в процесс документооборота, и подстроить под решение определенных задач.

В первую очередь, система должна автоматизировать работу с документами, то есть процесс электронного документооборота и делопроизводства. Внедрение такой системы поможет компании выйти на западные стандарты управления, организации предприятия и ведения дел в принципе. Кроме того, это сэкономит уйму времени и сил, которые тратятся при бессистемном подходе. Наличие электронного архива облегчит процесс поиска документов, а совместная работа с документами – упростит их доработку. Также с помощью такой системы можно вести учет и работать с контрагентами, управлять договорами, обрабатывать первичные документы, автоматизировать прочие бизнес-процессы.

Качественная система должна давать возможность поддерживать полноценную работу с документацией среди разных структур, которые могут быть распределены по функциям и территориально, а также оперативно руководить информационными потоками, при полном обеспечении безопасности документов. Многие системы для этой цели предполагают наличие паролей, а также разнообразных уровней доступа. Таким образом, только человек, у которого имеется высший уровень доступа, имеет возможность оперировать важнейшими документами. Несомненно, система должна быть удобно и понятно организованной, для того, чтобы к ее использованию можно было легко привыкнуть без прохождения длительного дополнительного обучения.